Politique de confidentialité
Protection des renseignements personnels
OS4 Techno, Services TI Inc. reconnaît l'importance de la protection des renseignements personnels et se préoccupe de la façon dont elle traite ces renseignements.
Elle s’engage donc à ne recueillir, utiliser, communiquer et conserver que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités et requis dans le cadre de ses affaires.
OS4 Techno, Services TI Inc. a adopté une politique sur la protection des renseignements personnels, l’applique dans le cours de ses affaires, et a désigné, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « LPRPSP ») une personne responsable de la protection des renseignements personnels et de la vie privée au sein de son entreprise. L’identité et les coordonnées de cette personne sont mentionnées à la fin de la présente section.
Quand et comment s’effectue la collecte des renseignements personnels?
Dans le cours normal de ses activités et dans le cadre de ses affaires et de sa prestation de services, OS4 Techno, Services TI Inc. collecte certains renseignements personnels nécessaires à ces fins ou à toute autre fin compatible si les critères de la LPRPSP et des autres lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels sont rencontrés (collectivement désignés, la « Loi »). Des renseignements personnels peuvent également être collectés par OS4 Techno, Services TI Inc. dans un contexte d’emploi, de connaissance de sa clientèle, de recouvrement, de consultation, de prestation de services et de relations d’affaires.
Les renseignements personnels collectés par OS4 Techno, Services TI Inc. peuvent notamment être relatifs à l’identité, aux coordonnées, à la santé, à la situation sociale ou familiale, à l’emploi, au recrutement, à l’information financière, à la formation ou à l’éducation des individus concernés, selon la nature de la relation entre ces derniers et OS4 Techno, Services TI Inc.. Des pièces d’identité comprenant des renseignements personnels pourraient également être collectées par OS4 Techno, Services TI Inc.. Le critère de nécessité guide la collecte de renseignements personnels par OS4 Techno, Services TI Inc..
OS4 Techno, Services TI Inc. veille à ce que les personnes concernées par ces renseignements personnels collectés consentent et soient avisés de cette collecte, avant celle-ci. OS4 Techno, Services TI Inc. fait également preuve de transparence et prend les moyens pour que les personnes concernées par les renseignements personnels collectés comprennent les fins de cette collecte.
Sauf en cas d’exception prévue à la Loi, les consentements sont libres, clairs précis manifestes, éclairés et présentés distinctivement s’ils sont donnés par écrit. Si des renseignements sensibles sont recueillis par OS4 Techno, Services TI Inc., les personnes concernées donnent un consentement exprès au préalable.
Il est possible que OS4 Techno, Services TI Inc. recueille des renseignements personnels en ayant recours à une technologie comprenant des fonctions permettant d’identifier, de localiser ou d’effectuer un profilage d’un individu. Dans un tel cas, un consentement conforme à la Loi sera demandé à la personne concernée. Des renseignements sur l’utilisation du site Web de l’Entreprise et d’autres renseignements techniques ou sur l’interaction du visiteur du site Web peuvent être recueillis. Une politique de confidentialité est disponible afin de fournir des renseignements clairs et simples à cet égard ainsi que concernant toute collecte de renseignements personnels via moyens technologiques.
Dans les cas où les renseignements personnels collectés par OS4 Techno, Services TI Inc. lui sont communiqués par un tiers, soit une personne autre que celle concernée par ces renseignements, la personne qui procède à la communication ou qui donne accès à ces renseignements personnels à OS4 Techno, Services TI Inc. doit s’assurer d’avoir obtenu le consentement de la personne concernée et de l’avoir avisée de cette communication, au préalable et selon les prescriptions de la LPRPSP.
À quelles fins sont utilisés les renseignements personnels?
Les renseignements personnels recueillis par OS4 Techno, Services TI Inc. servent dans le cadre de la fourniture de ses services et, dans certains cas, pour répondre à des obligations juridiques qui découlent notamment de la Loi. Les renseignements personnels qui sont recueillis par OS4 Techno, Services TI Inc. peuvent être également requis afin de lui permettre de rencontrer ses obligations contractuelles envers sa clientèle et d’autres tiers.
Dans quels cas les renseignements personnels peuvent être communiqués par OS4 Techno, Services TI Inc.?
Il peut arriver que OS4 Techno, Services TI Inc. communique des renseignements personnels qu’elle détient à des tiers, notamment à des entreprises qui agissent en sous-traitance pour elle ou à titre de fournisseur de services. Ces tiers peuvent, dans certains cas, se trouver hors de la province de Québec de sorte que les renseignements personnels que OS4 Techno, Services TI Inc. collecte et détient peuvent se situer dans un endroit ayant un régime juridique applicable différent de celui du Québec.
Les contrats que OS4 Techno, Services TI Inc. conclut avec des tiers exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité des renseignements personnels et prévoient, notamment, l’obligation de ceux-ci à respecter le cadre juridique applicable à OS4 Techno, Services TI Inc. en matière de protection des renseignements personnels et de la vie privée.
Sous réserve d’une exception prévue à la Loi, un consentement sera demandé aux personnes concernées par les renseignements personnels si OS4 Techno, Services TI Inc. devait communiquer à des tiers des renseignements personnels qui ne sont pas en lien avec ses opérations courantes et ses activités ou qui ne sont pas compatibles avec les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
Il est également possible que OS4 Techno, Services TI Inc. communique certains renseignements personnels qu’elle détient dans le cadre d’une transaction commerciale ou dans d’autres cas prévus à la Loi. Advenant que les circonstances de la communication font en sorte que OS4 Techno, Services TI Inc. n’ait pas à demander le consentement des personnes concernés par les renseignements personnels, elle respectera les exigences de la Loi pour procéder à telle communication.
Également, OS4 Techno, Services TI Inc. peut être tenue de communiquer certains renseignements personnels qu’elle détient à des autorités gouvernementales ou des organismes chargés d’appliquer des lois.
Quelles sont les mesures de sécurité prises par OS4 Techno, Services TI Inc. à l’égard des renseignements personnels qu’elle détient?
OS4 Techno, Services TI Inc. met en œuvre des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance de l'entreprise et la protection des renseignements personnels.
Les renseignements personnels détenus par OS4 Techno, Services TI Inc. sont conservés dans des endroits sécurisés, selon les pratiques généralement reconnues, et l’accès à ces renseignements est limité aux employés qui ont besoin d’y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.
Les employés de OS4 Techno, Services TI Inc. sont sensibilisés à l’importance de la protection des renseignements personnels et aux mesures à préconiser pour veiller au respect de la confidentialité de ces renseignements. Dans le cadre de leurs fonctions, les employés suivent des procédures qui protègent la confidentialité des renseignements personnels et qui favorisent les meilleures pratiques en la matière.
OS4 Techno, Services TI Inc. veille à la protection des renseignements personnels dès leur collecte et implante des mesures de sécurité ayant pour objectif de les protéger contre un usage non conforme à la législation en vigueur, à éviter les pertes accidentelles, les modifications, divulgations ou accès non autorisés, un mauvais usage ou toute forme illégale d’utilisation. Cependant, OS4 Techno, Services TI Inc. ne peut garantir que les renseignements personnels qu’elle collectent sont assurément protégés contre toute atteinte.
Où sont conservés les renseignements personnels recueillis par OS4 Techno, Services TI Inc.?
Les renseignements personnels de OS4 Techno, Services TI Inc. peuvent être détenus ou transférés hors de la province de Québec, incluant dans des pays autres que le Canada et dont les règles en matière de protection des renseignements personnels diffèrent de celles du Québec et du Canada. Lorsque des renseignements se trouvent à l’extérieur du Québec ou du Canada, ils sont assujettis aux lois du pays où ils se trouvent et leur collecte, communication, utilisation et destruction peuvent être effectuées différemment des exigences provinciales ou fédérales.
Quelle est la durée de conservation des renseignements personnels?
Sauf autorisation ou exigence des lois applicables, OS4 Techno, Services TI Inc. ne conserve les renseignements personnels que le temps nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été collectés, y compris aux fins de satisfaire aux exigences déontologiques, légales, fiscales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales appropriées. À l’expiration de la période de conservation, les renseignements personnels sont détruits, supprimés ou anonymisés. Les renseignements anonymisés ne permettent plus, de façon irréversible, l’identification de la personne concernée.
En cas d’incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel, OS4 Techno, Services TI Inc. suit les dispositions de la Loi en vigueur et prend les mesures raisonnables pour mitiger les risques qu’un préjudice soit causé aux personnes concernées par les renseignements personnels visés par l’incident.
Plainte liée à la confidentialité
La personne qui croit que ses propres renseignements personnels ou que ceux d’une autre personne ont fait l’objet:
• d’un accès non autorisé par la Loi;
• d’une utilisation non autorisée par la Loi;
• d’une communication non autorisée par la Loi;
• d’une perte ou de toute autre atteinte aux protections prévues à la Loi
est invitée à formuler sa plainte par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels identifiée ci-après.
La plainte doit comprendre les détails pertinents, à savoir le renseignement personnel visé, le contexte, le préjudice potentiel ou réel subi ou qu’il pourrait subir, ainsi que les dates pertinentes. Les détails de l’incident rapporté doivent être décrits avec autant de précision que possible, pour qu’une intervention puisse être réalisée rapidement.
Tout employé qui serait saisi d’une plainte sait devoir la transmettre, dès sa réception, au Responsable de la protection des renseignements personnels.
Dès la réception d’une plainte, OS4 Techno, Services TI Inc. respecte sa Procédure interne de traitement des plaintes, afin de traiter la plainte de façon équitable.
Personne responsable de la protection des renseignements personnels
Pour toutes questions ou commentaires concernant la façon dont OS4 Techno, Services TI Inc. traite les renseignements personnels au cours de leur cycle de vie au sein de l’Entreprise ou si vous désirez faire valoir vos droits prévus à la Loi en matière de protection des renseignements personnels, vous pouvez communiquer à la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez OS4 Techno, Services TI Inc.:
Nom: Kim Perron
Entreprise: OS4 Techno, Services TI Inc.
Adresse: 600-1100, boulevard Crémazie Est, Montréal (Québec) H2P 2X2
Email: conformite@os4techno.com
Les dispositions de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé, aussi appelée Loi 25.
En conformité avec la Loi 25, régie par le Gouvernement du Québec, adoptée le 21 septembre 2021, OS4 Techno, Services TI Inc. nomme en tant que « Responsable de la protection des renseignements personnels » Kim Perron, Directrice Générale, comme la responsable de la protection des « renseignements personnels », au sein de l’entreprise OS4 Techno, Services TI Inc.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Kim Perron
Directrice Générale
